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Gestion et contrôle des stocks dans une entreprise pharmaceutique

L’industrie pharmaceutique est très importante dans le monde industrialisé en raison de son rôle de premier plan dans le maintien d’une nation en bonne santé. Au sein de l’industrie, il existe plusieurs sociétés ou entreprises qui sont engagées dans une forme ou une autre de commerce. Alors que certains se spécialisent dans la recherche et le développement de médicaments ou de médicaments pour guérir une infection ou une maladie nouvelle ou existante, certains sont dans le secteur de la fabrication de médicaments et d’autres dans la prescription de médicaments, la commercialisation de médicaments, etc. Cette scène, comme s’il s’agissait d’une pièce de théâtre, est regardée, valorisée et contrôlée par des organisations, associations, agences, commissions et comités spéciaux réputés afin que les choses ne dépassent pas la normale.

En tant que responsable de magasin / entrepôt chevronné et plus tard en tant que responsable de la logistique et de l’entrepôt, j’ai toujours voulu rassembler quelques éléments pour les futures personnes qui se retrouveront éventuellement à travailler dans une entreprise comme la pharmacie. Beaucoup trouvent qu’il est difficile de travailler comme un seul et ceux qui ont réellement travaillé comme un seul ont eu de nombreuses difficultés, telles que des pertes dont ils ne pouvaient pas être responsables et qu’ils doivent payer, de nombreuses demandes de renseignements pour savoir pourquoi les médicaments expirent sans le savoir, des dommages, une mauvaise alimentation ou SKU pour un autre, perdu en transit si chargé avec un peu de responsabilités logistiques, etc.

Dès que j’ai commencé à travailler, j’ai mis en œuvre ce que je veux accomplir, ce que chaque directeur de magasin est censé faire s’il veut réussir dans son travail. Jetez un œil au mien.

Le magasin/entrepôt s’engage à :

I. mieux vous servir grâce à une livraison rapide ou à l’expédition de stock,

ii. améliorer une communication efficace,

iii. traiter vos réclamations avec courtoisie, un soin absolu et une réponse rapide,

iv. une ou des documentations adéquates et précises pour l’efficacité et l’efficience, et

v. une procédure régulière pour l’entrée, la sortie et la sous-traitance des stocks.

C’est le mien et vous avez besoin de quelque chose de similaire, pas exactement. Tout dépend de votre organisation et de ce que vous voulez faire ou réaliser. La gestion et le contrôle des stocks sont donc des connaissances très vitales qu’un responsable de magasin ou d’entrepôt doit posséder pour bien accomplir son travail.

En pratique, la gestion des stocks consiste à s’assurer que tout ce qui concerne votre stock est bien planifié et organisé afin qu’il y ait un flux facile de stock dans et hors de l’entreprise. Cela signifie que vous devez avoir suffisamment de stock pour répondre à toutes les commandes et vous assurer que les clients continuent d’être en stock à tout moment. C’est une question complexe et difficile. Cependant, certains programmes ont permis de réduire le stress lié à l’utilisation de variétés de formules pour obtenir le niveau de réapprovisionnement, le niveau de stock maximum et minimum, le niveau d’alerte, la demande annuelle, etc. Il s’agit de l’INVENTAIRE OU DU CONTRLE DES STOCK.

Lorsque vous gérez vos stocks dans une entreprise pharmaceutique, vous devez d’abord apprendre à tenir des registres appropriés. Vous devez être très polyvalent dans ce domaine et en chiffres, surtout lorsque vous manipulez plus de 100 types de médicaments différents et que certains ont des concentrations différentes, par exemple 10 mg, 25 mg, 50 mg, 100 mg, 500 mg, 1 g, 4000 UI, 10 000 UI, 20 000 UI , etc. Certains des documents que vous devriez avoir et utiliser sont :

BON DE LIVRAISON (DN) : Enregistre tous les médicaments et le matériel qui quittent le magasin pour les clients, les représentants, les employés de bureau et les dons aux institutions. Il doit comporter la date, notamment (pour le nom du médicament, la date de péremption, le numéro de lot et le dosage), les détails de l’emballage (par exemple, flacons, flacons, PC, etc.), le nom et l’adresse du destinataire, le numéro de série , espace pour la signature du gérant et du séquestre. Il peut être doublé en rose ou triplé.

FORMULAIRE DE RETOUR DE MARCHANDISES (GRF) : enregistre tous les retours de marchandises et en bon état.

BON DE RÉCEPTION (GRN) : enregistre tous les stocks importés à leur entrée dans le magasin, c’est-à-dire les stocks importés du fabricant et reçus en magasin ou les stocks reçus du service de production du magasin et prêts à être émis.

NOTE DE DEMANDE DE PRODUIT (PRN) – Enregistre toutes les demandes d’exécution de commande envoyées au responsable des achats ou au service des achats lorsque les stocks atteignent le niveau de réapprovisionnement. Vous devez spécifier le stock à réapprovisionner et la quantité à commander (bien que le responsable des achats puisse connaître la quantité correcte à acheter dans le cadre des contraintes financières de l’organisation).

WAYBILL : C’est un document du magasin qui accompagne les stocks qui sont sortis de l’organisation et qui doit être présenté lorsqu’il est arrêté en cours de route, soit par les agents de sécurité de l’organisation, soit de force sur le chemin de l’entrepôt ou du magasin du client .

CARTE BIN : C’est un document qui montre l’entrée et la sortie quotidiennes des stocks à l’intérieur et à l’extérieur du magasin ou de l’entrepôt. Il doit indiquer le nom et l’adresse du destinataire, le numéro de lot, la date de péremption, la quantité, la signature et le solde (en continu). FIFO doit être strictement appliqué pour éviter les pertes dues à l’expiration des médicaments.

LOGICIEL D’INVENTAIRE : Un logiciel de contrôle et de gestion des stocks peut être installé dans le système de bureau pour une publication quotidienne et un rapport précis généré par un programme éprouvé. Les bons incluent le programme d’inventaire entrant, la carte Chronos eStock, Inventoria Manager Stock, etc.

Dans la gestion des stocks ou des inventaires dans une entreprise pharmaceutique, les éléments suivants doivent être pris en compte :

1. La date de péremption du stock doit être vérifiée et documentée. Il doit être écrit sur la carte du conteneur.

MESURE DE GESTION : S’assurer qu’il y a une vigilance adéquate sur la date de péremption de chaque médicament pour éviter les pertes dues à la péremption.

2. Le numéro de lot doit être noté et documenté car il peut y avoir plusieurs lots de la même classe de médicaments.

ACTION DE GESTION : FEFO (Première expiration, premier sorti) doit être utilisé ici. Le premier lot à expirer doit sortir en premier.

3. La température et les conditions de stockage doivent être bien notées. Certaines de ces instructions sont : conserver entre 2oC et 5oC, conserver entre 15oC et 25oC, protéger du soleil, conserver au congélateur, etc. Suivez ces instructions.

ACTION DE GESTION : La température doit être contrôlée de manière adéquate pour éviter les dommages dus à une température excessive ou insuffisante.

Les autres incluent :

4. Le stock ne doit pas y être emballé. Il doit y avoir suffisamment d’espace et la tente doit être bien organisée pour permettre un placement facile et une libre circulation.

5. Des données informatiques doivent exister pour tous les stocks du magasin qui seront mises à jour quotidiennement ou presque immédiatement au fur et à mesure que le stock sort ou rentre pour permettre au gestionnaire de connaître la quantité restante pour chaque stock en un coup d’œil dans le système en cas d’urgence. demande.

6. La propreté fait partie d’une bonne gestion d’entrepôt.

7. Ici aussi, une documentation appropriée et la mise à jour des enregistrements du document source vers la Bin Card sont nécessaires.

La stratégie de contrôle des stocks est également nécessaire pour une gestion efficace et efficiente des entrepôts. Il existe maintenant de nombreux logiciels pour éliminer les difficultés dans ce domaine. En surveillant le stock de l’entrepôt, la mesure de contrôle / le logiciel / le programme doit être en mesure de déterminer les éléments suivants concernant la décision correcte qui doit / pourrait être prise :

1. NIVEAU DE STOCK MAXIMUM

2. NIVEAU MINIMUM DE STOCK

3. NIVEAU DE REORGANISATION DU STOCK

4. MONTANT A COMMANDER DE NOUVEAU

5. NIVEAU D’AVERTISSEMENT POUR LES STOCKS

6. CONSOMMATION NORMALE

7. PÉRIODE NORMALE POUR RÉCOMMANDER

8. DEMANDE OU MONTANT ANNUEL

La méthode manuelle de contrôle des stocks est en train de disparaître rapidement, bien qu’elle soit encore utilisée par certaines organisations. Cependant, un suivi quotidien est nécessaire pour garantir l’efficacité. Les ordinateurs de nos jours ont permis de gagner du temps car des alertes sont déclenchées lorsque les stocks doivent être réorganisés, en dessous du niveau minimum, lorsque des stocks sont présents, etc.

Bref, la gestion et le contrôle des stocks est un aspect important de la responsabilité du responsable d’entrepôt qui doit être assuré de manière efficace et efficiente s’il doit rester en poste, puisque tout ce qui lui est demandé est cette fonction. Par conséquent, le responsable de l’entrepôt doit s’efforcer de suivre le développement grâce à la formation et au développement sous la forme d’une formation supplémentaire, d’ateliers, de séminaires, de recherches sur Internet, etc.