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Fraude aux comptes fournisseurs de petites entreprises

La fraude n’est pas une tâche facile à commettre. L’argent ne peut pas quitter l’entreprise sans des contrôles stricts. Le shopping est le domaine le plus crucial pour rechercher la fraude. La fraude à l’approvisionnement sous ses nombreuses formes est une source de pertes, car le paiement des fournisseurs est l’un des principaux moyens par lesquels l’argent quitte une entreprise. Les pots-de-vin, les fausses factures, les faux fournisseurs et les conflits d’intérêts impliquant des employés ou des fonctionnaires de l’entreprise et des fournisseurs sont quelques-unes des escroqueries d’achat les plus courantes.

Bien que de nombreux experts disent que « le contrôle interne aide à prévenir la fraude », si c’est la vérité ultime, les grandes entreprises qui ont des contrôles internes stricts n’auraient jamais été victimes de fraude au travail.

La fraude est un tout autre jeu de balle et pour lutter contre cette créature, parallèlement au renforcement des contrôles internes, il est également nécessaire d’évaluer le risque de fraude à perpétuité. La gestion proactive des zones à risque n’est pas une tâche facile. Les auditeurs externes peuvent le faire, mais les petites et moyennes entreprises ne peuvent pas se permettre les coûts d’un audit complet.

Selon l’enquête sur la criminalité économique de PriceWaterHouseCoopers, les petites organisations ont détecté une proportion beaucoup plus élevée de criminalité économique par le biais de processus d’audit que par d’autres moyens. Compte tenu de la taille respective des organisations, cela se fait très probablement via des auditeurs externes, une constatation inquiétante qui suggère que les petites entreprises accordent peut-être trop peu d’attention à l’élaboration de contrôles efficaces et de freins et contrepoids alternatifs. Une dépendance excessive à l’égard d’un seul examen annuel pour éliminer les problèmes peut faire le jeu du fraudeur.

L’évaluation perpétuelle est la clé pour éviter la fraude partout. En plus de Microsoft Access, Excel, ACL et Idea, $ afeGuard peut être un outil utile pour repérer les signaux d’alarme courants pour la fraude sur les comptes fournisseurs.

L’un des stratagèmes de fraude les plus courants sur les comptes fournisseurs est le stratagème de la société écran. Les escrocs employés mettent souvent en place des fournisseurs fictifs pour commettre une fraude au système de facturation. Le fournisseur fictif peut être une société écran qui n’offre pas de produits ou de services. Ou il pourrait s’agir d’une société de transfert, où le fraudeur devient un intermédiaire inutile entre la société légitime et la société victime pour tirer un profit non autorisé des paiements au fournisseur légitime.

En installant des fournisseurs fictifs dans les systèmes d’information comptable, les escrocs laissent souvent des indices qui permettent aux auditeurs de détecter leurs crimes.

Les drapeaux rouges courants sont les suivants :

o L’adresse du domicile d’un employé correspond à l’adresse d’un fournisseur.

o Les initiales d’un employé correspondent au nom d’un fournisseur.

o L’adresse d’un fournisseur contient une boîte postale.

o Les données du fournisseur sont manquantes

Des évaluations perpétuelles effectuées à l’aide d’un logiciel détecteront facilement les stratagèmes frauduleux ci-dessus. Cependant, il y a quelques autres choses que pratiquement tous les propriétaires d’entreprise devraient savoir pour réduire les pertes dues à la fraude.

Normes de sélection des fournisseurs : Toutes les organisations ne peuvent pas choisir le bon fournisseur pour le bon matériau. En particulier, les petites et moyennes organisations ne formalisent pas leurs procédures et perdent des revenus substantiels en raison d’une sélection incorrecte des fournisseurs. Une entreprise doit être uniforme dans la façon dont elle achète ses biens et services. Cela comprend la définition et l’application de règles d’appel d’offres concurrentielles, la recherche de devis auprès de fournisseurs authentiques et des règles spécifiant ce que les employés peuvent accepter de la part des fournisseurs sous forme de cadeaux et de pourboires. Ce qui est considéré comme de la corruption est un point d’importance juridique en cas de procès.

Maintenir de bons contrôles internes – Conserver des fichiers sur tous les fournisseurs, y compris des informations provenant de sources fiables sur les activités commerciales et la réputation des fournisseurs. Continuez à évaluer les fournisseurs en fonction de divers critères prédéfinis. Gardez une trace de l’adresse du fournisseur. Combien de fois l’adresse de communication a-t-elle changé, si le numéro de boîte postale est mentionné dans l’adresse du fournisseur ?

Analyse simultanée des paiements des fournisseurs – Les paiements doivent être analysés au fur et à mesure qu’ils sont effectués. Plus l’écart entre la date de paiement et la date de numérisation est petit, plus il est probable que des exceptions seront détectées. Si des exceptions sont détectées en temps réel, il sera plus facile de récupérer le produit de la fraude, le cas échéant. L’analyse perpétuelle avec des outils tels que $ afeguard aide les propriétaires d’entreprise à vérifier les fournisseurs et les activités suspectes des fournisseurs. L’analyse de Benford est l’une des méthodes d’analyse numérique des paiements à l’aide de théorèmes statistiques. La fréquence du numéro particulier qui se produit plutôt que sa probabilité détermine les modèles de paiement qui peuvent entraîner une fraude.

Exiger la divulgation par les employés et les fournisseurs. Les employés responsables des achats et tous les cadres supérieurs devraient être tenus chaque année de remplir des déclarations de conflit d’intérêts et de divulguer les intérêts des parties liées. Les fournisseurs devraient être invités à divulguer leur propriété et leur situation financière. Cela aide à dissuader les employés qui tentent de s’entendre avec les fournisseurs pour induire les employeurs en erreur. Il y a toujours une tension morale lorsque l’employé fait les divulgations.

Vérifiez les divulgations et les réputations. Confirmez que l’entreprise existe en tant qu’entité légale. Consultez les sociétés sœurs potentielles, les sociétés affiliées au fournisseur par le biais de la propriété commune ou les dirigeants. Recherchez également plusieurs entreprises à une adresse ou un numéro de téléphone, ce qui peut être facilement fait avec un annuaire « croisé » de la ville ou une ressource similaire. Si deux fournisseurs partagent une adresse, il existe une possibilité de truquage des offres.

Les petites entreprises n’ont souvent pas suffisamment de contrôle sur les fournisseurs, elles ne traitent pas le contrôle comme un processus organique, elles ne regardent donc pas toujours le flux des transactions et qui sont les fournisseurs et les procédures qu’ils suivent lorsqu’ils utilisent des fournisseurs. Nous constatons toujours un manque de diligence raisonnable envers les fournisseurs et également un manque d’approche basée sur les risques dans laquelle l’entreprise observe constamment les situations, teste les faiblesses, analyse les fournisseurs et identifie les fournisseurs suspects.

Certaines des techniques de test incluent la recherche de plusieurs fournisseurs dans un même emplacement ou numéro de téléphone, ou des fournisseurs utilisant des numéros de boîte ou des bureaux de poste. Les paiements consécutifs ou en double à un fournisseur méritent également un examen particulier, car ces paiements peuvent être des tentatives de contourner les limites d’autorisation.

Si quelqu’un vous demande quel est le nom ? Ensuite, il y a une chance que vous vous retrouviez pris sur le pied gauche. Les noms des prestataires vous disent tout. La simple analyse des noms des fournisseurs peut générer des drapeaux rouges. Uno debe sospechar siempre de las empresas con nombres que no le dicen lo que hacen, como ABC Management Co. o nombres de empresas que son ligeramente diferentes de empresas conocidas como IBM Chemicals o Cesco Inc. Generalmente estos nombres se crean con la intención de facilitar les paiements. Les noms qui semblent être des courtiers ou des sociétés de vente ou de marketing doivent également être pris en compte, car il s’agit de services indirects.

Une dernière mise en garde concernant les paiements des fournisseurs est l’analyse comparative. Les achats de l’entreprise devraient continuer à être comparés à ceux d’autres entreprises sur une base régulière. C’est un test qu’aucun logiciel ne peut faire pour l’entreprise. Vous devez continuer à demander si des organisations commerciales similaires ont besoin de ces services. Et si d’autres entreprises payaient le même tarif pour les mêmes services ?

L’analyse des bases de données comptables sur ces lignes n’est pas la garantie que votre entreprise est exempte de fraude, mais elle contribuera certainement à vous offrir une nuit de sommeil paisible.