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Tout le monde déteste la présentation, mais tout le monde veut un bureau organisé, n’est-ce pas ?

C’est vrai que je ne suis pas typique car je ne déteste pas vraiment la présentation. En fait, quand cela rend mes recherches plus courtes et plus faciles, j’aime ça. Vous aussi, une fois que vous serez organisé et que vous aurez démarré votre maison ou votre bureau de la bonne façon. Le bon formulaire aide la plupart d’entre nous à ne pas se perdre dans la paperasse lorsque vient le temps de trouver ce document important que nous savons conserver. Quelques conseils simples sur la façon de stocker, configurer, partager et entretenir votre nouveau système de remplissage peuvent rendre le travail plus facile qu’effrayant.

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Tout d’abord, vous devez déterminer où vous allez stocker vos fichiers. Seront-ils sur un bureau facilement accessible ou dans un tiroir de crédence ? Si vous n’avez pas de tiroirs disponibles, devriez-vous utiliser une boîte de classement sur une étagère ou un chariot de classement mobile ? S’il y a plusieurs dossiers, sont-ils mieux adaptés à un seul classeur ? Si vous utilisez une armoire, les fichiers doivent-ils être placés dans votre bureau pour un accès rapide ou stockés ailleurs ? Une fois que vous aurez pris cette décision et configuré l’emplacement de stockage, vous passerez au développement du système de fichiers.

Réglage

Lors de l’installation d’un système de classement, restez simple afin que vous et les autres n’ayez pas peur de l’entretien. Utilisez des dossiers suspendus ou des tiroirs sélectionnés pour les catégories principales. Ensuite, placez les dossiers dans le dossier suspendu ou dans le tiroir des sous-catégories. Lors du développement d’un système de fichiers, déterminez le nombre de catégories principales dont vous aurez besoin pour les fichiers. Pour la plupart des systèmes de fichiers, cela peut être limité aux catégories principales entre six et dix. Créez ensuite des sous-catégories au sein des catégories principales, si nécessaire. Fichier des catégories principales ou principales par ordre d’utilisation plus ou moins utilisation des dossiers suspendus avec onglets marqués. Faites en sorte que les sous-catégories de la principale soient alphabétiques, de date ou numériques pour faciliter la recherche de dossiers. Par exemple, la présentation des données financières est la plus logique par date, puisque vous produisez des impôts par année et payez des factures par mois. Les renseignements sur le client au dossier seraient classés par ordre alphabétique du nom du client. Recherchez des fichiers et des coupures périodiques par catégorie de sujet plutôt que par nom de source pour une récupération rapide. Quel que soit le système de classement que vous utilisez, présentez toujours les documents les plus récents en haut du dossier, car vous recherchez généralement la version la plus récente des informations.

Partager

Si vous utilisez un système de fichiers partagé, incluez une fiche d’information dactylographiée ou une fiche à l’extérieur de l’emplacement du fichier afin que les autres puissent comprendre le système de fichiers. Pour les fichiers qui sont utilisés par plusieurs personnes ou qui contiennent plusieurs dossiers, créez des signets pour l’emplacement du fichier lorsqu’il est supprimé. Ces signets peuvent être des dossiers vides étiquetés « Sortie ». L’utilisation d’un signet permet de voir facilement où un dossier est manquant et où le placer pour réduire le temps de classement. Si vous souhaitez protéger davantage les fichiers et vous assurer qu’ils sont renvoyés, vous souhaiterez peut-être également avoir un enregistrement d’E/S indiquant qui a pris quel fichier et quand il a été renvoyé.

Maintenir

La maintenance régulière comprend à la fois l’archivage régulier et le maintien de fichiers compacts et à jour en planifiant des programmes réguliers pour purger les fichiers de données anciens ou qui ne sont plus pertinents. Essayez de soumettre un document dès que vous avez terminé. Si les fichiers ne sont pas situés de manière pratique pour un archivage instantané, essayez de les archiver à la même heure chaque jour, dans la mesure du possible. S’il n’y a pas grand-chose à déposer, choisissez un jour particulier de la semaine pour faire toute la paperasse. Pour la présentation quotidienne ou hebdomadaire, ayez un lieu de stockage pour vos documents d’archives jusqu’au moment de la présentation. La maintenance continue des fichiers inclut chaque fois qu’un dossier de fichiers est ouvert, et s’il contient plusieurs feuilles, examinez-le rapidement pour voir si vous pouvez vider tout matériel obsolète dans un fichier mince. S’il n’y a pas d’exigence de contrôle des documents ou de gestion de la configuration pour conserver les anciennes versions, assurez-vous de ne conserver que la dernière version lors de la soumission d’examens ou de rapports.

Espérons que ces conseils simples vous permettront de mettre en place et de maintenir plus facilement un système de classement contrôlable. N’oubliez pas que cela doit être simple afin que tous ceux qui utilisent le système puissent trouver rapidement et facilement ce dont ils ont besoin ou enregistrer des documents. Peut-être que maintenant vous découvrez aussi que la présentation est une simple nécessité et non quelque chose à craindre.