Top 10 des raisons pour lesquelles les couples divorcent
Actualités Rencontre

Planification de votre rendez-vous professionnel

Le lundi matin semble toujours être le jour redouté de la semaine, surtout après avoir profité du week-end en famille et entre amis, le début d’une routine n’est pas toujours attirant. Les tâches restantes de la semaine précédente sont généralement la priorité à accomplir en premier. Malheureusement, celle que vous pensiez être la plus facile s’avère être la plus difficile, surtout si l’on vous a demandé de trouver une salle de réunion disponible à votre rendez-vous, abordable, dans les limites du budget et propre.

Souvent, cette tâche écrasante est la dernière marque sur la liste. Pour un planificateur de réunion pour la première fois, il serait raisonnable de penser que ce serait l’étape la plus simple dans la planification d’une réunion. Malheureusement, c’est en fait le plus difficile à réaliser, à moins que vous n’ayez un budget ouvert sans limites.

Voici une simple liste de contrôle pour sécuriser une salle de réunion.

Emplacement – Centralisez votre emplacement quand cela est le plus pratique pour les participants. Si vous voyagez, assurez-vous que le lieu de rendez-vous est facilement éloigné de l’autoroute. Ce n’est pas parce qu’il se trouve à quelques minutes de l’autoroute qu’il sera facile à trouver.

Dates : Fixez votre date tout de suite. Dans de nombreux cas, la disponibilité des dates est la principale raison pour laquelle les heures sont consacrées à la protection de votre emplacement et à la reprogrammation. Si possible, prévoyez au moins deux dates alternatives.

Tarifs – Déterminez si les tarifs s’adapteront à votre budget. Certains endroits facturent des tarifs forfaitaires ou il existe également des tarifs horaires, demi-journée et journée complète. Dans les grandes salles, le coût comprend le temps du personnel et la préparation préalable à la réunion dont vous pourriez avoir besoin ou non. De plus, vous trouverez de nombreux restaurants qui offrent une chambre gratuite ou même une chambre à bas prix, mais renseignez-vous sur l’achat minimum d’épicerie, le nombre de personnes requises et prévoyez de multiples interruptions par les serveurs.

Participants : renseignez-vous sur le nombre maximum de personnes autorisées par la salle. Si vous prévoyez un plus grand nombre de participants, surestimez la taille de votre salle. Plus il y a de personnes présentes, plus la pièce devient chaude.

Confidentialité – Vos clients méritent votre attention et les interruptions de personnel, les événements extérieurs, les portes coulissantes ne protègent pas vos précieuses informations.

Écran – Tenez compte de la taille de votre écran. Votre présentation d’exposition peut réduire considérablement le nombre de participants d’environ 10 ou plus, selon les styles de table et les règlements du code de prévention des incendies.

Services – Découvrez ce qui est inclus et s’il y a des frais supplémentaires associés au cas où vous oublieriez d’apporter quelque chose. Demandez-leur s’ils disposent du wi-fi protégé par mot de passe, du café et du thé, des supports de présentation, des nappes, du matériel technologique, du coût des copies supplémentaires, de la capacité de visioconférence, etc. Moins ils en fournissent, plus vous aurez à apporter à la réunion.

Restauration / Services de restauration : de nombreux sites n’autorisent pas l’entrée de nourriture extérieure. S’ils doivent fournir de la nourriture sur place, demandez le coût par personne de la nourriture et ce qui est au menu.

Hébergement pour la nuit : si vous réservez une chambre, demandez s’il existe un coût gratuit ou à prix réduit pour l’utilisation d’une salle de conférence sur place.

Double réservation : confirmez la politique de réservation. Vous voulez vous assurer que la chambre que vous avez réservée sera celle que vous utiliserez.

Politique d’annulation : demandez s’ils ont une politique concernant les annulations et quel est le coût de la pénalité, en particulier en cas de mauvaises conditions météorologiques, d’urgence, etc.

Avant la visite. Si vous avez la possibilité de visiter votre lieu de réunion, veuillez le faire. Les photographies ne révèlent pas d’odeurs, de bruits ou de distractions.

Il existe des dizaines de lieux de réunion disponibles pour des événements, mais en obtenir un pour maximiser votre budget et vos attentes peut être difficile. Dans certains cas, le coût d’une chambre peut parfois être supérieur au bénéfice de l’entreprise d’assurance. Lors de la planification d’une réunion, il est préférable d’appeler un site professionnel spécialisé dans les services de réunion et de formation.

Assurez-vous de supprimer tous les obstacles à l’obtention d’une place et, surtout, d’être honoré en tant qu’entrepreneur professionnel ou dirigeant d’entreprise. Que vous recherchiez une salle de conférence, une salle de réunion, un événement de formation ou une journée portes ouvertes, soyez assuré que vous ne serez pas surpris par l’inattendu.