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Planification de réunion avec l’outil en ligne MeetingWizard

Planifier une réunion à une date à laquelle tous ceux qui doivent y assister peuvent se présenter prend souvent beaucoup de temps. Cela peut signifier passer beaucoup d’appels téléphoniques ou envoyer plusieurs courriels dans les deux sens. Cela semble être une corvée, c’est pourquoi la réunion doit être importante pour prendre autant de peine. De plus, le temps, c’est de l’argent et la planification du temps perdu peut être coûteuse pour l’entreprise. S’il existait un moyen plus simple et moins cher de planifier une réunion, la plupart des professionnels ne devraient-ils pas en profiter ? De cette façon, il est facilement accessible via l’outil en ligne appelé MeetingWizard (un mot).

MeetingWizard est conçu pour faciliter la planification des réunions liées aux heures de réunion et à la participation. L’outil de base est gratuit sur Internet et nécessite uniquement que l’organisateur de la réunion et les invités à la réunion aient des comptes de messagerie. Cela signifie qu’il est accessible à tous ceux qui font des affaires nécessitant des réunions ! Pour utiliser l’outil, recherchez MeetingWizard (sans espaces) en ligne.

Lorsque vous consultez l’outil, consultez la procédure pas à pas en ligne, qui est un diaporama expliquant à quel point il est simple de suivre le processus. La visite guidée indique trois étapes principales dans l’utilisation de l’outil. Ceux-ci sont:

  1. L’organisateur de la réunion crée une demande de réunion proposant des dates et des heures aux invités potentiels (de un à cinquante).
  2. Les invités répondent en ligne en indiquant la disponibilité après réception de l’e-mail.
  3. L’organisateur de la réunion examine la disponibilité et confirme aux invités le meilleur moment pour la réunion.

Il y a un peu plus que ce que le processus en trois étapes ci-dessus indique. En effet, certaines des étapes du processus impliquent plusieurs écrans à lire ou à compléter en tant que sous-processus de l’étape principale. Cependant, les écrans sont faciles à utiliser et ne sont pas encombrés d’informations, de sorte que l’utilisateur novice ne se perd pas dans la technologie. Pour démarrer le processus, l’organisateur de la réunion doit s’inscrire en tant que nouvel utilisateur. La création d’un compte d’utilisateur gratuit implique la saisie de certaines informations personnelles, notamment votre adresse e-mail, et la sélection d’un mot de passe pour votre compte. Les futures connexions nécessiteront l’e-mail et le mot de passe pour accéder à l’outil. Une fois connecté, l’utilisateur suit simplement les écrans pour effectuer les étapes nécessaires.

Si cela ne suffit pas à stimuler l’intérêt, les visiteurs peuvent se rendre sur la page des questions fréquemment posées (FAQ) du site Web. C’est ici que les utilisateurs et visiteurs actuels trouvent des réponses aux questions courantes sur l’utilisation de l’outil MeetingWizard. Après avoir examiné les fonctionnalités d’aide en ligne et les FAQ de la visite guidée, cet outil ne devrait nécessiter que très peu de formation supplémentaire pour la plupart des utilisateurs d’ordinateurs. Si vous le souhaitez, vous pouvez trouver des instructions simples étape par étape pour les débutants en recherchant sur le Web « Comment utiliser l’outil MeetingWizard pour planifier une date de réunion ». Cet ensemble supplémentaire d’instructions pratiques est réservé au planificateur de réunions. Se référer à ces informations étape par étape peut être utile dans le cadre de la démonstration de l’utilisation de l’outil. Suivre la démonstration avec des directives générales pour la planification des réunions serait également une bonne idée pour former les planificateurs de réunions. Des instructions pour les participants à la réunion invités sont également disponibles. Si les instructions sont utiles, il peut être judicieux d’inclure le lien vers ces instructions dans l’invitation à la réunion jusqu’à ce que les gens soient à l’aise avec l’outil.

En plus d’envoyer des emails, l’outil permet également la création d’un carnet d’adresses pour stocker le minimum d’adresses email et de noms. Les autres champs du carnet d’adresses standard, tels que le titre, la société et les numéros de téléphone, sont facultatifs. L’utilisation de cela peut faire gagner du temps à l’utilisateur car il n’aurait pas à ressaisir les adresses e-mail couramment utilisées chaque fois qu’il a besoin d’envoyer des demandes de réunion ou des notifications. L’utilisateur peut créer un carnet d’adresses ou importer des données à partir d’un carnet d’adresses existant, ce qui permet de gagner encore plus de temps. Les options actuelles d’importation incluent les applications Microsoft Outlook, Excel et Word ; plus de Netscape Messenger ; Yahoo! et des fichiers texte ou séparés par des virgules. Le carnet d’adresses dispose également d’options de création et de tri de groupes qui peuvent être utilisées s’il contient un grand nombre d’adresses. Les groupes peuvent être utilisés pour créer des équipes de personnes afin que l’utilisateur n’ait pas à sélectionner les participants à la réunion individuellement.

N’oubliez pas qu’il existe des moyens plus simples et moins coûteux de planifier une réunion en tirant parti d’Internet, de la messagerie électronique et de MeetingWizard. La prochaine fois que vous planifiez une réunion où vous devez vérifier plusieurs dates et heures avec des invités potentiels, envisagez d’utiliser cette alternative en ligne. Cela peut faire gagner du temps aux organisateurs de réunions et aux invités. En outre, l’outil Meeting Assistant peut éliminer tous ces appels téléphoniques répétitifs et ces e-mails aller-retour essayant simplement de trouver un bon moment pour la réunion. Le temps et les ressources économisés peuvent se traduire en dollars économisés pour l’entreprise.