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Empêcher les participants à la réunion d’être en retard ou de partir pendant les réunions

Les dirigeants et les participants aux réunions sont souvent irrités par les interruptions causées par d’autres membres qui sont en retard aux réunions ou qui manquent une partie de la réunion. Les membres qui se sont présentés à la réunion se sentent irrespectueux et que le membre qui est en retard ou qui part n’apprécie pas le temps des autres. Souvent, cette perturbation de la réunion peut être évitée en fixant des règles de participation à la réunion ou des pénalités éventuelles en cas de manque de loyauté envers le calendrier de la réunion. Voici quatre idées pour prévenir les problèmes que peuvent engendrer les retards de rendez-vous et les départs en réunion.

Les groupes qui respectent les délais de leur ordre du jour, en particulier pour commencer et terminer les réunions à l’heure, ont rarement des problèmes de retard ou de départ. C’est parce que les participants qui peuvent être en retard savent que la réunion commencera, qu’ils soient là ou non. Commencer la réunion à l’heure, peu importe qui est là, peut rendre les autres plus soucieux du temps et ainsi commencer à planifier pour être à l’heure.

Une autre façon de s’assurer que les gens assistent à toutes les réunions est d’avoir une règle selon laquelle si quelqu’un n’est pas présent pendant une partie de la réunion, il perdra automatiquement sa représentation sur toute question ou décision prise pendant le temps où il n’est pas là. . Ils renoncent au droit de contester une décision ou de soulever une question liée à des questions qui ont été discutées jusqu’à ce qu’elle réapparaisse à l’ordre du jour d’une prochaine réunion. Il y a souvent une bonne raison de continuer la réunion même si tout le monde n’est pas représenté, car ils auraient dû connaître l’ordre du jour avant la date de la réunion. L’utilisation de cette règle rendra les autres plus conscients de l’importance d’assister aux réunions et planifiera donc d’autres travaux autour des réunions prévues plutôt que de laisser leurs responsabilités les éloigner de la réunion.

Les réunions dans lesquelles les progrès et les décisions sont enregistrés d’une manière visible pour l’ensemble du groupe pendant la durée de la réunion n’ont pas à s’arrêter pour rattraper les participants qui manquent une partie de la réunion. Au lieu de cela, les membres qui sont en retard ou absents pour une partie de la réunion rattrapent leur retard en examinant les enregistrements visibles concernant l’emplacement de l’équipe sur l’ordre du jour. Non seulement cela fait gagner du temps aux personnes qui ont participé à toute la réunion, mais cela permet également à la personne qui a manqué une partie de la réunion de les rejoindre à ce stade au lieu de se perdre pendant le processus de réunion.

Certaines équipes choisissent de facturer des frais de retard ou de départ anticipé compris entre 25 cents. Le fait que la pensée soit un coût personnel amènera la personne à réfléchir avant de décider de manquer une partie de la réunion. Le produit de la collecte des amendes est souvent utilisé pour financer une fête d’équipe à la fin de l’année ou à la fin du projet. Notez que parfois, collecter de l’argent peut se retourner contre vous, car certains participants penseront qu’il vaut la peine de payer les frais pour laisser une réunion improductive ou être en retard en raison d’une mauvaise planification personnelle plutôt que d’apprendre à mieux planifier leur temps et l’efficacité des futures réunions.

Chaque groupe de réunion doit examiner quelles idées pour prévenir les retards et les sorties pendant les problèmes de réunion s’appliquent à leurs besoins. Cependant, le groupe doit être conscient qu’il doit être sélectif dans l’établissement de règles de sanctions en cas de non-respect des délais plutôt que d’essayer d’utiliser toutes les idées. Le fait d’avoir des règles et un processus d’application des règles aidera tous les membres à se sentir plus respectés et à reconnaître la valeur du temps de chacun. Les irritations potentielles causées par d’autres membres arrivant en retard ou quittant une partie d’une réunion seront réduites à mesure que tous les membres commenceront à adhérer aux règles et à reconnaître l’importance des réunions.