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Avantages et inconvénients du courrier électronique dans le monde des affaires

Le courrier électronique a ouvert une toute nouvelle voie de communication pour les entreprises. Cela rend non seulement l’entreprise plus accessible aux clients, mais cela facilite également les relations entre les entreprises et améliore la communication interne. Du moins, en théorie.

En pratique, le courrier électronique est parfois plus une nuisance qu’un atout. Rédiger un e-mail est assez simple et peut vous faire gagner beaucoup de temps qui serait autrement consacré à essayer de joindre la bonne personne. Et envoyer un e-mail pour exprimer une pensée ou une notification importante est plus facile que d’organiser et de convoquer des réunions avec toutes les bonnes personnes. Autrement dit, si vous pouvez trouver cet e-mail au milieu des montagnes de spam et de courrier non commercial …

Le spam peut être réduit en prenant quelques mesures simples. Les filtres anti-spam supprimeront une bonne partie des offres par e-mail non sollicitées. Vous pouvez ajuster les paramètres en fonction de vos besoins individuels. Assurez-vous d’avertir vos employés de ne pas s’inscrire à un site Web en utilisant leur adresse e-mail professionnelle. Cela inclut l’envoi de cartes électroniques ; Ils peuvent être un beau geste, mais ils nécessitent une adresse e-mail, également pour l’expéditeur, ce qui ouvre la porte au spam.

La meilleure façon de séparer les e-mails professionnels et non professionnels est d’impressionner vos employés pour qu’ils conservent votre adresse e-mail professionnelle uniquement pour les questions professionnelles. Il est très facile de faufiler un e-mail à un partenaire, une mère ou ce cousin qui vit à l’étranger, surtout à l’heure du déjeuner. Après tout, les e-mails à l’heure du déjeuner n’enlèvent pas votre productivité pendant les heures de travail. Cependant, la personne à l’autre bout du fil pourrait envoyer un autre e-mail, et il serait impoli de ne pas répondre, et bientôt les e-mails non commerciaux s’accumuleront…

Un cousin qui a déménagé à l’étranger n’est pas un problème aussi grave que les pièces jointes douteuses, bien sûr. Il est essentiel de faire attention aux pièces jointes des e-mails auxquelles vous ne vous attendez pas. Cela peut aller de soi de nos jours, mais le nombre de personnes qui transfèrent ou ouvrent des pièces jointes inconnues est stupéfiant. Cela peut avoir des effets dévastateurs, en particulier lorsqu’un virus pénètre dans votre système de messagerie et commence à spammer les personnes de votre carnet d’adresses en votre nom. Cela porte gravement atteinte à la réputation d’une entreprise. La prudence et une protection antivirus et antispam à jour sont essentielles.

D’autres e-mails à surveiller sont ceux qui demandent des informations personnelles, en particulier sur le plan financier. Les grandes entreprises peuvent ne pas tomber dans le piège, mais parfois les petites entreprises ou les propriétaires d’entreprise moins expérimentés peuvent paniquer lorsqu’ils trouvent un e-mail de ce qui semble être leur banque, demandant une réexpédition de leurs données. Ne tombez pas dans le piège. Les entreprises authentiques ne demanderaient jamais ces détails par e-mail. En cas de doute, contactez votre banque ou l’entreprise en question.

Le courrier électronique peut être un atout, s’il est bien utilisé. Garder votre logiciel à jour aidera à garder les boîtes de réception exemptes de courrier indésirable, et un rappel poli aux employés satisfaits des e-mails fera des merveilles. Mais n’oubliez pas que parfois un appel téléphonique a toujours ses mérites – il a cette touche plus personnelle. Le courrier électronique n’est pas la chose la plus importante dans les affaires…